Guide för evenemangsarrangörer

Det är inte värt att bedöma en händelses framgång enbart utifrån själva dagen. Att följa biljettförsäljningen innan evenemanget hjälper till att fatta bättre beslut inom marknadsföring, prissättning och praktisk arrangering av evenemanget.

Bra rapportering ger evenemangsarrangören en uppdaterad bild av hur försäljningen går och hur väl evenemanget uppnår sina mål.

Varför är rapportering viktigt?

Många evenemangsarrangörer följer bara totalförsäljningen. I praktiken finns det mycket mer användbar information.

Med hjälp av rapportering kan man till exempel:

• följa biljettförsäljningens utveckling
• utvärdera marknadsföringens framgång
• förutspå antal deltagare
• planera personalresurser
• följa evenemangets ekonomi
• att i tid känna igen möjliga utmaningar

Ju tidigare eventuella problem upptäcks, desto mer kan man fortfarande påverka dem.

Vilka siffror är det bra att följa?

Antalet sålda biljetter

Den viktigaste enskilda nyckeltalet är oftast antalet sålda biljetter.

Det är bra att regelbundet kolla på utvecklingen och inte bara precis innan ett evenemang. På så sätt kan man till exempel upptäcka en försäljningsminskning eller en lyckad marknadsföringskampanj.

Försäljningens utveckling

Bara det totala beloppet säger inte allt.

Ofta är det bra att följa:

• hur många biljetter säljs varje dag
• när inträffar försäljningsspikarna
• hur marknadsföringsåtgärder påverkar försäljningen

Sådan information hjälper också till att planera framtida evenemang.

Populariteten för biljett typer

Om det finns flera typ av biljetter, är det också värt att titta på efterfrågan på dem.

Till exempel:

• Early Bird-biljetter
• biljetter till normalpris
• VIP-biljetter
• gruppbiljetter

Informationen hjälper till att utveckla prissättningen i framtiden.

Ekonomisk uppföljning

Det är bra för evenemangsarrangören att också hålla sig uppdaterad om intäktsflödena.

Med hjälp av rapportering kan man följa:

• totalförsäljning
• antalet betalda beställningar
• kommande utbetalningar
• genomförandet av evenemangets ekonomiska mål

Hur hjälper rapportering i marknadsföring?

Rapportering och marknadsföring hänger starkt ihop.

Om biljettförsäljningen ökar efter marknadsföringskampanjen kan man dra slutsatsen att kampanjen har varit framgångsrik. Å andra sidan kan långsammare försäljning vara ett tecken på att marknadsföringen bör intensifieras eller omarbetas.

Som bäst hjälper rapportering till att fatta beslut baserat på fakta och inte bara på antaganden.

Rapportering i NetTicket

Med NetTicket kan evenemangsarrangören följa biljettförsäljningen och hålla sig uppdaterad om hur evenemanget går.

Vid behov kan försäljningsrapporter skickas till kunden regelbundet via e-post, till exempel dagligen eller veckovis. På så sätt har evenemangsarrangören alltid uppdaterad information om försäljningens utveckling utan extra manuellt arbete.

Uppdaterad rapportering hjälper:

• att följa försäljningsutvecklingen
• att utvärdera marknadsföringsåtgärder
• förutsäga antalet deltagare
• för att stödja den ekonomiska planeringen av evenemanget

Rapportering hjälper till att utveckla framtida evenemang

Värdet av rapporteringen upphör inte på evenemangsdatumet.

När försäljningsdata och besöksstatistik analyseras i efterhand kan man lära sig:

• när är det värt att öppna biljettförsäljningen
• vilka priser fungerar bäst
• vilka marknadsföringskanaler ger resultat
• hur stora deltagarantal kan man förvänta sig vid kommande evenemang

De bästa evenemangsarrangörerna använder rapportering som ett kontinuerligt verktyg för att utveckla evenemangen.