Guide för evenemangsarrangörer

Många ungdomsföreningar, körer, amatörteatrar, orkestrar, idrottsföreningar och andra föreningar ordnar evenemang som man säljer biljetter till. Biljettförsäljningen sköts dock fortfarande ofta via e-post, banköverföringar, kontanter eller vid dörren.

När arrangemanget till stor del bygger på frivilligarbete tar extra hantverk lätt tid från själva planeringen av evenemanget. Försäljning av biljetter online underlättar de praktiska arrangemangen och gör det enkelt för deltagarna att köpa biljetter.

Varför borde föreningen sälja biljetter online?

Speciellt i amatörteatrar, konserter, körframträdanden och lokala kulturevenemang hjälper förhandsförsäljning att uppskatta antalet deltagare och planera de praktiska arrangemangen. Samtidigt slipper föreningen många manuella arbetssteg, som att kontrollera betalningar och underhålla namnlister.

Behöver föreningen en egen webbutik?

Inte nödvändigtvis.

Ett av de vanligaste missförstånden är att försäljning av biljetter online kräver att man bygger sin egen webbshop.

I praktiken använder många föreningar en färdig biljettförsäljningstjänst, genom vilken evenemanget snabbt kan publiceras till försäljning utan teknisk kunskap.

Då kan föreningen fokusera på att ordna evenemanget istället för att lägga tid på att sköta webbutiken.

Vilka typer av betalningar förväntar sig kunderna?

Numera förväntar sig deltagarna vanligtvis flera betalningssätt.

Typiska alternativ är:

• nätbankbetalningar
• betalningskort
• mobilbetalningar
• kulturförmåner
• faktura- eller delbetalningstjänster

Ju lättare det är att köpa, desto färre potentiella deltagare låter bli att köpa biljetter.

Hur får deltagarna sina biljetter?

Vid försäljning av nätbiljetter får deltagaren vanligtvis biljetten skickad till sin e-post direkt efter betalningen.

Biljetten kan ha en QR-kod eller streckkod som kontrolleras vid evenemangets ingång.

Elektrisk leverans minskar handarbetet och snabbar upp hela processen.

Hur är det med biljettkontrollen på evenemanget?

Också biljettkontrollen kan skötas digitalt.

Till exempel med TicketReader-appen som tas i bruk via NetTicket kan biljetterna kontrolleras direkt med telefonen. Att läsa QR-koden går snabbt och det behövs inte nödvändigtvis någon separat läsare.

Detta är särskilt användbart för föreningar vars evenemang bygger på volontärers arbetsinsats.

Vilken information är det bra för föreningen att följa?

Att följa biljettförsäljningen hjälper till att bedöma evenemangets framgång redan innan själva dagen.

Användbar information är till exempel:

• antalet sålda biljetter
• försäljningsutveckling
• olika biljettypers popularitet
• evenemangets intäkter

Uppdaterad information hjälper också vid marknadsföringsplaneringen.

NetTickets tjänst passar olika typer av föreningar, som ungdomsföreningar, körer, amatörteatrar, idrottsföreningar samt olika kultur- och evenemangsarrangörer.

Förutom biljettförsäljning kan evenemangsarrangören använda elektronisk biljettkontroll med TicketReader-appen och följa försäljningens utveckling med hjälp av rapporter. På så sätt kan arrangemanget gå smidigt utan tunga systeminvesteringar eller en egen webbshop.

Försäljning av nätbiljetter frigör tid för att göra evenemanget

I många föreningar organiseras evenemang på frivillig basis, ofta vid sidan av det ordinarie jobbet eller studierna. Därför är det bra om de praktiska arrangemangen är så smidiga som möjligt.

När biljettförsäljning, betalning och biljettkontroll fungerar som en helhet, finns det mer tid för det som är viktigast: att arrangera en lyckad föreställning, konsert, teaterpjäs, match eller annan evenemang.