Guide för evenemangsarrangörer

Evenemangets framgång börjar ofta redan vid porten. Även om programmet, artisterna och marknadsföringen är i ordning, kan en lång kö vid ingången försämra deltagarnas upplevelse direkt i början av evenemanget.

En välplanerad biljettkontroll snabbar på inträdet, minskar misstag och hjälper evenemangsarrangören att följa besöksantalet i realtid. Numera går det enkelt att göra biljettkontroll även med mobila enheter utan extra investeringar i utrustning.

Varför är biljettkontroll viktigt?

Biljettkontrollens uppgift är att se till att de personer som kommer till evenemanget använder giltiga biljetter och att samma biljett inte används flera gånger.

Ett fungerande system hjälper också till:

• för att förebygga missbruk
• att följa deltagarantal
• påskynda inträdet
• att minska personalens arbetsbelastning
• för att förbättra besökarupplevelsen

Speciellt vid populära evenemang kan några sekunders besparing per kund förkorta köerna avsevärt.

Hur fungerar elektronisk biljettkontroll?

Nuförtiden innehåller de flesta evenemangsbiljetter en individuell QR- eller streckkod. Vid ingången läses koden med en mobil enhet eller en separat läsare.

När flaggan godkänns:

• systemet markerar det som använt
• eventuella dubbelanvändningar upptäcks omedelbart
• inträde kan godkännas snabbt

Detta minskar behovet av manuell kontroll och påskyndar starten av händelsen.

Hur många kontrollpunkter behövs?

Antalet kontrollpunkter beror på evenemangets storlek.

På små evenemang kan en ingång räcka bra. På större evenemang är det värt att bedöma:

• förväntat antal besökare
• ankomsttid
• antal ingångar
• personalresurser

Om en stor del av deltagarna kommer en kort stund innan programmet börjar, är det bra att ha flera kontrollanter.

Kan man klara biljettkontrollen med telefonen?

Ja.

På många evenemang görs numera biljettkontrollen med en vanlig smartphone. Detta är särskilt användbart för föreningar, klubbar, teatrar och mindre evenemang som inte vill skaffa separata läsare.

Telefonlösningen är ofta:

• kostnadseffektiv
• lätt att använda
• bekant för personalen att använda
• tillräcklig för de flesta evenemang

TicketReader underlättar biljettkontrollen

Vid NetTicket-evenemang går biljettkontrollen enkelt med TicketReader-appen.

TicketReader låter dig kontrollera biljetter direkt på mobilen. Appen läser biljetternas QR-kod och kontrollerar giltigheten i realtid. På så sätt blir inträdet snabbt och pålitligt även när det finns flera kontrollpunkter.

Fördelarna med TicketReader är till exempel:

• snabb igångsättning
• Smidig läsning av QR-koder
• realtidsbiljettkontroll
• användning av flera inspektörer samtidigt
• lättanvänd för evenemangspersonalen

Du kan bekanta dig närmare med att ta i bruk TicketReader i en separat guide.

Så här förbereder du dig inför evenemangsdagen

En bra biljettkontroll uppstår inte enbart från rätt programvara. Även praktiska förberedelser är viktiga.

Kontrollera före evenemanget:

• att alla inspektörer har de nödvändiga behörigheterna
• att telefonerna är laddade
• att internetuppkopplingen fungerar på evenemangsområdet
• att personalen känner till granskningsprocessen
• att eventuella problem har gåtts igenom i förväg

Kort träning innan dörrarna öppnas sparar ofta mycket tid under evenemanget.

De vanligaste utmaningarna vid biljettkontrollen

Kunden hittar inte sin biljett:

Vi rekommenderar att man i förväg instruerar deltagarna att kontrollera att biljetten finns i e-posten eller på mobilen innan de kommer.

Långa köer:

Köer kan minska genom att lägga till kontrollpunkter och se till att alla kontrollanter använder samma system.

Samma biljett försöks användas igen:

Den elektroniska biljettkontrollen känner direkt igen redan använda biljetter, vilket minskar risken för missbruk.