Lipunmyynnin raportointi – mitä tapahtumajärjestäjän kannattaa seurata?

Tapahtuman onnistumista ei kannata arvioida pelkästään tapahtumapäivän perusteella. Lipunmyynnin seuranta ennen tapahtumaa auttaa tekemään parempia päätöksiä markkinoinnissa, hinnoittelussa ja tapahtuman käytännön järjestelyissä.

Hyvä raportointi antaa tapahtumajärjestäjälle ajantasaisen kuvan siitä, miten myynti etenee ja kuinka hyvin tapahtuma saavuttaa tavoitteensa.

Miksi raportointi on tärkeää?

Moni tapahtumajärjestäjä seuraa vain kokonaismyyntiä. Käytännössä hyödyllistä tietoa löytyy paljon enemmän.

Raportoinnin avulla voidaan esimerkiksi:

• seurata lipunmyynnin kehitystä
• arvioida markkinoinnin onnistumista
• ennustaa osallistujamääriä
• suunnitella henkilöstöresursseja
• seurata tapahtuman taloutta
• tunnistaa ajoissa mahdolliset haasteet

Mitä aikaisemmin mahdolliset ongelmat havaitaan, sitä enemmän niihin voidaan vielä vaikuttaa.

Mitä lukuja kannattaa seurata?

Myytyjen lippujen määrä

Tärkein yksittäinen tunnusluku on yleensä myytyjen lippujen määrä.

Kehitystä kannattaa tarkastella säännöllisesti eikä vasta juuri ennen tapahtumaa. Näin voidaan havaita esimerkiksi myynnin hidastuminen tai onnistunut markkinointikampanja.

Lipunmyynnin kehitys

Pelkkä kokonaissumma ei kerro kaikkea.

Usein hyödyllistä on seurata:

• kuinka paljon lippuja myydään päivittäin
• milloin myyntipiikit tapahtuvat
• miten markkinointitoimenpiteet vaikuttavat myyntiin

Tällainen tieto auttaa suunnittelemaan myös tulevia tapahtumia.

Lipputyyppien suosio

Jos käytössä on useita lipputyyppejä, kannattaa tarkastella myös niiden kysyntää.

Esimerkiksi:

• Early Bird -liput
• normaalihintaiset liput
• VIP-liput
• ryhmäliput

Tieto auttaa kehittämään hinnoittelua tulevaisuudessa.

Talouden seuranta

Tapahtumajärjestäjän on hyvä pysyä ajan tasalla myös tulovirroista.

Raportoinnin avulla voidaan seurata:

• kokonaismyyntiä
• maksettujen tilausten määrää
• tulevia tilityksiä
• tapahtuman taloudellisen tavoitteen toteutumista

Miten raportointi auttaa markkinoinnissa?

Raportointi ja markkinointi liittyvät vahvasti toisiinsa.

Jos lipunmyynti kiihtyy markkinointikampanjan jälkeen, voidaan päätellä kampanjan onnistuneen. Toisaalta hitaampi myynti voi olla merkki siitä, että markkinointia kannattaa tehostaa tai kohdentaa uudelleen.

Parhaimmillaan raportointi auttaa tekemään päätöksiä faktojen eikä pelkkien oletusten perusteella.

Raportointi NetTicketissä

NetTicketin avulla tapahtumajärjestäjä voi seurata lipunmyyntiä ja pysyä ajan tasalla tapahtuman tilanteesta.

Tarvittaessa myyntiraportit voidaan toimittaa asiakkaalle säännöllisesti sähköpostitse, esimerkiksi päivittäin tai viikoittain. Näin tapahtuman järjestäjällä on jatkuvasti ajantasainen tieto myynnin etenemisestä ilman erillistä manuaalista työtä.

Ajantasainen raportointi auttaa:

• seuraamaan myynnin kehitystä
• arvioimaan markkinointitoimenpiteitä
• ennustamaan osallistujamäärää
• tukemaan tapahtuman taloudellista suunnittelua

Raportointi auttaa kehittämään tulevia tapahtumia

Raportoinnin arvo ei pääty tapahtumapäivään.

Kun myyntitietoja ja kävijämääriä analysoidaan jälkikäteen, voidaan oppia:

• milloin lipunmyynti kannattaa avata
• millaiset hinnat toimivat parhaiten
• mitkä markkinointikanavat tuottavat tuloksia
• kuinka suuria osallistujamääriä voidaan odottaa tulevissa tapahtumissa

Parhaat tapahtumajärjestäjät hyödyntävät raportointia jatkuvana työkaluna tapahtumien kehittämisessä.

Usein kysytyt kysymykset tapahtuman raportoinnista

Kuinka usein lipunmyyntiä kannattaa seurata?
Suosituissa tapahtumissa päivittäin, pienemmissä tapahtumissa vähintään viikoittain.

Mitä raportteja tapahtumajärjestäjä tarvitsee?
Yleisimpiä ovat myyntiraportit, lipputyyppikohtaiset raportit ja tilityksiin liittyvät raportit.

Miksi raportointi on tärkeää tapahtuman markkinoinnille?
Raportoinnin avulla voidaan nähdä, miten markkinointi vaikuttaa myyntiin ja mihin toimenpiteisiin kannattaa panostaa.

Voiko myyntiraportteja saada automaattisesti?
Kyllä. NetTicketissä raportteja voidaan toimittaa asiakkaalle säännöllisesti esimerkiksi päivittäin tai viikoittain sähköpostitse.